Valamis Group on palkittu digitaalisten oppimisratkaisujen kehittäjä. Kun Valamis otti Dear Lucyn käyttöön, saivat Excelit kyytiä. Haastattelussa CEO Jussi Hurskainen ja COO Esa Turunen kertovat, miten hanke toteutui.

Tausta

Valamis Group tekee suuryritysten koulutusjärjestelmiä, joilla henkilöstö saadaan kehittämään itseään työn ohessa. Yksi nimekkäimpiä asiakkaita lienee Yhdysvaltain avaruusohjelmasta ja siviili-ilmailun tutkimuksesta vastaava NASA. Kun yritys perustettiin, työskenteli neljä kaverusta samassa huoneessa. Nyt tällä 170 hengen organisaatiolla on toimipisteitä viidessä maassa.

Lähtötilanne

Valamis Groupin toimitusjohtaja Jussi Hurskainen kertoo yrityksen kehittyneen IT-palveluyrityksestä tuotefirmaksi, jonka mittaristot ovat matkan varrella muuttuneet täysin. Haasteita syntyi eri konttoreiden välisessä kommunikaatiossa ja yhteisen tiedon näkyvyydessä.

“Meillä oli paljon eri tietojärjestelmiä käytössä – ja on toki edelleenkin. Ongelma oli se, että näihin järjestelmiin pääsy oli rajattu vain tietylle henkilöstölle. Lisäksi erilaisten raporttien tekemiseen käytettiin paljon aikaa ja viivettä oli paljon.”

Reaaliaikaista näkyvyyttä kaikille

Valamiksen COO Esa Turunen kertoo aiemmin käytössä olleen monia eri järjestelmiä, joista haettiin tietoa muun muassa myynnin, markkinoinnin, projektien ja henkilöstön osalta. Yrityksessä heräsikin ajatus yhtenäisestä ratkaisusta, jolla voitaisiin näyttää koko henkilöstölle reaaliajassa, mitä talossa tapahtuu. “Lähdimme etsimään ratkaisua, jolla kaikki tieto saataisiin jaettua ihmisille”, Turunen kuvailee.

Valamis seuraa Dear Lucyn avulla yrityksen avainmittareita: Myynnissä seurataan tavoitteiden toteutumista ja myynnin jakaumaa. Markkinoinnissa kiinnostaa muun muassa kontaktien määrä, verkkosivuliikenne ja mistä maista liikenne tulee. HR-puolella taas mielenkiintoa herättää esimerkiksi se, paljonko kussakin kuussa on palkattu porukkaa ja sitä lähtenyt pois, mikä on sairaspoissaolojen määrä sekä keskimääräinen työsuhteen kesto yrityksessä. Toimituksista puolestaan halutaan nähdä, miltä vuosi tulee laskutuksen osalta näyttämään sekä mistä liiketoiminnoista ja maista raha tulee.

Ja näitä asioita haluttiin kertoa kaikille siksi, että tieto lisää henkilöstön ymmärrystä siitä, mihin suuntaan yrityksenä ollaan menossa.

Helppous näkyy arjessa

Mutta miten uuden ratkaisun käyttöönotto sujui ja millaista hyötyä siitä on käytännössä ollut? Hurskaisen mukaan Dear Lucyn käyttöönotto lähti siitä, että kaksi kaverusta – Dear Lucyn Tommi ja Rasmus – tuli toimistolle esittelemään, millaisia asioita muut yritykset ovat sillä mitanneet. Näistä mittareista yli puolet valikoitui myös Valamiksen käyttöön.

Turunen kertoo käyttöönottoa ja palvelun valintaa helpottaneen se, että Dear Lucy oli jo valmiiksi rakentanut integraatiot osaan käytössä olevista järjestelmistä.

Mitä tulee käytännöissä näkyviin muutoksiin, niin yksi iso liittynee työtapojen muutoksiin: Hurskainen kertoo jättäneensä Exceleiden tekemisen Dear Lucyn käyttöönoton jälkeen. “Olen vain mennyt verkkosivulle, josta näen kaikki numerot ja niiden kehittymisen. Lisäksi ihmiset tulevat tapaamisiin valmistautuneempina, koska heillä on koko ajan sama tieto saatavilla.”

Turusta miellyttää Dear Lucyssa erityisesti se, että sen avulla tietoon pystyy pureutumaan paremmin. Tämä näkyy mm. silloin, jos jostain osa-alueesta tarvitaan enemmän lisätietoa. Kuvaajien kautta pääsen porautumaan tarkempaan tietoon. Datan avulla on löydetty asioita, joita pitää seurata tarkemmin. “Olemme seuranneet esimerkiksi sairaspoissaoloja tarkemmin”, Hurskainen kertoo. Samalla ollaan ryhdytty pohtimaan, miksi jotkut numerot näyttävät juuri siltä, miltä ne näyttävät. Näin on päädytty tekemään oikeita käytännön toimenpiteitä.

Myös tavoitteiden ja liiketoiminnan kehityksen seuranta osa-alueittain tai maayhtiöittäin tuo näkyvyyttä johtoryhmälle ja koko henkilöstölle

Hurskainen summaa tyytyväisyytensä näin: “Työskentely on ollut helppoa. Minulle on ollut tärkeää nopea reagointi, jossa vasteajat ovat olleet yleensä minuutteja.”