RenoNorden (nykyään Urbaser Oy) on ympäristöhuollon asiantuntijayhtiö, joka tarjoaa asiakkailleen kokonaisvaltaista jätteiden keräys- ja kuljetuspalvelua yhdistettynä materiaalien kierrättämiseen ja hyödyntämiseen. Dear Lucyn avulla yhtiö siirsi KPI-mittariensa seurannan fyysisiltä ilmoitustauluilta ja Exceleistä virtuaalisiin dashboardeihin. 

Tausta

RenoNorden toimii 22 paikkakunnalla, missä yhtiön autot keräävät ja kuljettavat jätteitä ja materiaaleja kierrätykseen. Työnjohto puolestaan toimii vain viideltä paikkakunnalta käsin. Näin ollen johtaminen on paljolti etätyötä. RenoNordenilla on aktiivinen ote toiminnan kehittämiseen, ja digitalisoinnissa nähtiin paljon mahdollisuuksia edistää läpinäkyvyyttä ja työn tulosten seurantaa.

Lähtötilanne kesällä 2017

RenoNorden halusi saada visualisoiduksi ja kommunikoiduksi niin henkilöstön, talouden kuin operatiivisen tehokkuudenkin KPI-mittarit. Tiedot haluttiin esitettäviksi johtoryhmän ja alueyksiköiden tasolla, ja koko henkilöstölle haluttiin myös näkyviin tiettyjä lukuja siitä missä mennään.

Aikaisemmin mittarit olivat olleet kuljettajien seurattavissa paperimuodossa ilmoitustauluilla. Työnjohdolla taas oli käytössä kymmeniä Excel-taulukoita, joista tietoja kaivettiin analysoitavaksi käsin. Toimintatavat haluttiin päivittää nykyaikaan.

Dear Lucy korvasi paperit ilmoitustauluilla

Ratkaisuksi valittiin Dear Lucy, joka tarjosi näppärän käyttöliittymän KPI-mittareiden seuraamiseen ja lisäksi mahdollisuuden laajentaa käyttöä jatkossa muidenkin lukujen esittämiseen.

Dear Lucyn käyttöönottoprojekti käynnistettiin kesälomien jälkeen, ja RenoNordenille rakennettiin neljä dashboardia: operatiivinen tehokkuus, taloustilanne, henkilöstö sekä henkilöstön tehokkuus. Taustajärjestelmiä, joista dataa haettiin, olivat Visma Business, Sonet, Sympa, Traffilog, TCS ja Google Drive.

 

 Tämä oli niitä harvoja kokemiani IT-projekteja, joissa toimittajaa oikeasti kiinnosti asiakas.”

 

”Dear Lucyn käyttöönotossa parasta oli ehdottomasti se tapa, jolla projekti vietiin läpi”, kertoo RenoNordenin operatiivinen johtaja Kalle Hakala. ”Tämä oli niitä harvoja kokemiani IT-projekteja, joissa toimittajaa oikeasti kiinnosti asiakas. Yleensä kun IT-toimittajiin on yhteydessä, asiaan palataan viikkojen päästä, jos palataan. Sovimme projektissa säännölliset checkpointit, ja työ eteni sutjakkaasti. Projekti oli todella onnistunut, ja saimme sitä mitä tilasimme.”

Lopputulema ja jatkosuunnitelmat

RenoNordenin henkilöstöllä on nyt reaaliaikainen näkymä yhtiön KPI-mittareihin eri päätelaitteilla vanhojen ilmoitustaulujen sijaan. Dear Lucy on mahdollistanut myös Exceleiden pyörittelystä luopumisen tuomalla tiedot yhteen paikkaan ja automatisoimalla taulukkojen välisen laskennan.

Seuraavaksi harkitaan Dear Lucy -yhteistyön laajentamista myynnin dashboardien puolelle, kunhan uusi taustajärjestelmä on otettu käyttöön.