OptoFidelity on vuonna 2005 perustettu mittaus- ja testausjärjestelmiä valmistava suomalainen yritys. Yksiköitä on kuusi, joista kaksi Yhdysvalloissa ja yksi Kiinassa. Tiedon kokoaminen ja jakaminen yksiköiden välillä oli vielä vähän aika sitten iso haaste, johon ratkaisun toi Dear Lucy.

 

Lähtötilanne

OptoFidelityn toimitusjohtaja Pertti Aimonen kertoo törmänneensä Dear Lucyyn samoihin aikoihin, jolloin yritys laajeni ja viestintä eri yksiköiden välillä koettiin haasteeksi: data oli Exceleissä ja eri järjestelmissä, ja sen kokoaminen kerran kuussa pidettäviin yhteisiin palavereihin oli iso homma.

“Elämä oli hankalaa, koska piti käyttää paljon aikaa tiedon löytämiseen”, kuvailee haasteita myös OptoFidelityn COO Heikki Rantsi. “Myös tiedon vertailu oli vaikeaa. Tiedon varmuus ja oikeellisuus oli usein kyseenalaista.”

 

Tieto kulkee mantereelta toiselle

OptoFidelityssä työskentelee noin 150 henkilöä, eivätkä kaikki tietenkään ole kiinnostuneita samasta datasta. Dear Lucyn avulla tieto kuitenkin on tarvittaessa kaikkien saatavilla ja helposti löydettävissä. Lisäksi se on aina ajantasaista, koska datan voi katsoa palvelusta reaaliajassa.

 

“Nyt kaikki data on yhdessä paikassa ja kaikkien saatavilla online.”

 

“Dear Lucy auttaa näkemään koko firman asiat, kuten minkälaisia projekteja tehdään USA:ssa ja millaisia Euroopassa”, Aimonen kuvailee. Hänen mukaansa palvelu on läsnä monella tapaa yrityksen arjessa: sillä voi näyttää reaaliaikaista tietoa kollegalle kännykästä tai dataa voi vilkaista yhteiseltä skriiniltä kahvittelun lomassa.

Aimonen kehuu palvelun parasta antia olevan sen, että se elää yrityksen tarpeiden mukaan:  Tavoitteet ja painotukset voivat muuttua ja silloin vaaditaan myös Dear Lucylta mukautumista. Sen liittäminen uusiin järjestelmiin toimii ja lisäksi siinä on yhteys myös niihin kuuluisiin Exceleihin. “Tärkeintä on, että palvelu kehittyy myös itse eli kehitystä ei ohjaa vain meidän palautteemme.”

 

“Palvelun pitää myös itse kehittyä.”

 

Viimeisimpänä päivityksenä OptoFidelityn palveluun on liitetty mukaan Google Analytics. Tämä on iso parannus siihen nähden, että aiemmin data oli vain markkinoinnin saatavilla. Nyt kaikki voivat tutkia, millaista liikennettä yrityksen omilla nettisivuilla on.

 

Hyvä palvelu on helppo käyttää ja kaunis katsella

Rantsi kehuu Dear Lucya vielä siitä, ettei tietoja tarvitse syöttää sinne erikseen, vaan ne siirtyvät palveluun suoraan OptoFidelityn omista järjestelmistä. Hän kuvailee Dear Lucya näyteikkunaksi, joka näyttää muuten hieman piilossa olevan sisäisen tiedon.

Myös HR-spesialisti Veera Salpalahti on Dear Lucyn fani. Salpalahti käyttää palvelua lähinnä koko yritystä koskevien tietojen päivittämiseen. Näitä ovat esimerkiksi uusien työntekijöiden lisääminen palveluun ja tulevista tapahtumista ilmoittelu. “Tykkään kovasti palvelun visuaalisesta puolesta ja siitä, että kaikki tieto on yhdessä paikassa.”

Rantsi muistuttelee vielä, että on tärkeää käyttää Dear Lucya säännöllisesti ja laajentaa sen käyttö mahdollisimman moneen asiaan. Näin ihmiset oppivat siihen, että kaikki tarvittava data on yhdessä paikassa.

 

“Ilman Dear Lucya puuttuisi meiltä hyvä tiedonlähde. Samalla uupuisi myös tärkeä läpinäkyvyys.”