Kun AINA Wireless otti Dear Lucyn raportointiratkaisun käyttöön, toimitusjohtaja Maximilian LeRoux huomasi nopeasti muutoksia kolmella alueella: talousraportoinnissa, työntekijöiden motivaatiossa ja operatiivisessa tehokkuudessa.

Taustaa

AINA Wireless kehittää Bluetooth, IoT, ja älylaitteita ammattikäyttöön, ja kriittisiin viestintätilanteisiin. AINAN asiakkaat edustavat monia eri aloja ja AINAn tuotteet ovat käytössä muun muassa palo- ja pelastustoimessa, hätäpalveluissa, turvallisuuspalveluissa, kuljetus- ja liikennealalla ja teollisuudessa.

Alunperin kahden hengen transatlanttisena operaationa alkanut yritys on kasvanut kovaa viime vuosina, ja toimistoja on nykyään Yhdysvalloissa, Kanadassa, Suomessa ja Australiassa. 

Lähtökohta

Toimitusjohtaja Maximillian LeRoux kertoo, että AINA on ollut globaali yritys alusta alkaen. Alussa yrityksen taloustilanteen seuranta oli helppoa kun tiimissä oli vain kaksi henkilöä, yksi tuote ja muutama asiakas. Kasvun myötä sekä yrityksen koko että organisaation monimutkaisuus on kasvanut.

”Kun työn alla oli vain yksi asia kerrallaan, Skype-puhelut toimivat hienosti. Mutta kun henkilöstöä, asiakkaita ja tuotteita alkoi olla enemmän, asiat eivät olleetkaan enää niin helppoja. Aloimme etsiä tehokkaampia tapoja, jotta tiimimme voi palvella koko planeettaa.”

Visuaaliset dashboardit helpottavat hallitustyötä

Raportoinnin tehostamiseksi ja bisneskriittisen tiedon jakamiseksi AINA Wireless päätyi Dear Lucyyn. 

“Ennen Dear Lucya jouduimme raportointia varten keräämään tiedonpalasia monesta eri paikasta. Tämä oli haastavaa, koska meillä on niin monen tyyppisiä tulovirtoja, lokaatioita, alihankkijoita ja asiakkaita. Kaiken tiedon saaminen yhteen näkymään oli lähes mahdotonta – käyttämättä siihen tuhottomasti aikaa,” LeRoux summaa.

”Kokeilimme järjestelmiä, joissa alihankkijat päivittivät tietonsa dashbordeille kuukausittain eri lähteistä. Tämä ei kuitenkaan ollut toimiva ratkaisu, koska jouduimme usein jankkaamiseen asti muistuttamaan alihankkijoita määräajoista, ja tiedon laatu ei ollut riittävän hyvää.”

Dear Lucyn avulla AINA on pystynyt visualisoimaan dataa tehokkaammin kuin ennen. Aiemmin LeRoux:n illat saattoivat venähtivät jopa yöllä kolmeen ennen hallituksen kokouksia. Nyt hän saa nukkua yönsä rauhassa kun tarvittavat tiedot löytyvät Dear Lucystä vaikka samantien.

”Dear Lucy on visuaalisesti erittäin hyvä, ja data on selkeässä muodossa. Aikaa ei kulu enää siihen, että joudun miettimään millainen graafi parhaiten kertoo bisneksen tilasta, vaan tiedot ovat jo valmiina. Sen sijaan voin keskittyä datan analysointiin ja avainmittareidemme seuraamiseen yhdessä hallituksen kanssa.”

Kustannukset kuriin, ja koko tiimi kartalle

LeRoux on erityisen tyytyväinen siihen, että on Dear Lucyn avulla saanut entistä paremman käsityksen yrityksen kulurakenteesta.

“Dear Lucyn avulla olemme pystyneet tunnistamaan osa-alueet, joihin rahaa kuluu liikaa, ja alueet, joita pystymme tehokkaimmin kasvattamaan. Dear Lucy on siis säästänyt meille sekä aikaa että rahaa. Dear Lucyn avulla olemme myös tunnistaneet osa-alueita, joilla voimme parannamme tehokkuutta jatkossa.”

LeRoux itse ei kuitenkaan ole ainoa AINAssa, joka hyödyntää Dear Lucya. Kaikilla yrityksessä on pääsy dashboardeille. Toistaiseksi läpinäkyvyys on toiminut erinomaisesti.

”Kaikki AINAssa näkevät Dear Lucysta, miten myynti ja markkinointi kehittyvät. Näin kaikki näkevät, miten kukin tekee osansa yhteisten tavoitteiden eteen. Myös insinöörimme näkevät Dear Lucysta, miten heidän kehittämänsä tuotteet myyvät. Tällaisen tiedon jakoon emme enää tarvitse erillisiä statuskokouksia.”

Myös Ainan henkilöstö on ottanut uuden työkalun tyytyväisenä vastaan:

“Ihmiset ovat usein hieman epävarmoja uusien suoritusta mittaavien työkalujen suhteen koska ajatus siitä, että heitä tarkkaillaan ei tunnu hyvältä. Kun pääsimme alkuun Dear Lucyn käytössä, tiimiläiset huomasivat että se on itse asiassa hyödyllinen työkalu nimenomaan oman suorituksen seuraamiseen. Loppujen lopuksi kaikki haluavat saada tunnustusta tekemästään työstä. Dear Lucy onkin oiva työkalu juuri tiimin motivoimiseen.”