KPI mittaroinnin kypsyysmalli

Datalla johtaminen ja KPI (Key Performance indicator) -mittarointi ovat kasvattaneet yrityksissä suosiotaan datan saatavuuden myötä. Yrityksillä on kuitenkin hyvin erilaisia tapoja ja työkaluja määrittää ja käyttää seurattavia mittareita arjessa. Olemme kehittäneet omien kokemustemme pohjalta KPI-johtamismallin, joka kuvaa tyypillisen yrityksen kehitysvaiheet sen viedessä dataohjattua johtamista käytäntöön. Malli tarjoaa siten realistisen tiekartan yrityksille, jotka pyrkivät johdonmukaisesti kehittämään omaa KPI-johtamistaan.

1. KPI-mittaroinnin aloittaminen

Monet yritykset menestyvät yllättävänkin hyvin ilman näkyvää dataohjattua johtamista. Usein tämä johtuu yritysjohdon kokemuksesta ja liiketoimintavaistosta: Johto saattaa kokea pysyvänsä kartalla olennaisista liiketoimintaan vaikuttavista asioista vaikkapa vain keskustelemalla tärkeimpien asiakkaiden kanssa.

Kun henkilöstömäärä kasvaa, tästä tulee kuitenkin helposti ongelma: Tärkeät luvut ovat liian harvan päässä, eivätkä ne ole läpinäkyvästi saatavilla, kun yrityksen tilannetta pitäisi avata uusille työntekijöille tai ulkopuolisille. Ennen pitkää joku johdosta tai esimerkiksi hallituksesta toteaa, että ’uskomme tietävämme’ ei enää riitä, ja lähtee viemään KPI-mittarointia eteenpäin.

Niin ryhdytään määrittämään liiketoiminnalle olennaisia mittareita. Mikä oli viime kuun myynti? Entä kustannukset? Miltä näyttävät myynnin ennusteet, ja million täytyy palkata uusia työntekijöitä? Miten asiakastyytyväisyys kehittyy, entä henkilöstön työtyytyväisyys?

Alkuvaiheen haaste ja kipukohta on liiketoiminnan ohjaamisen ja ennustamisen kannalta olennaisten mittareiden tunnistaminen ja valjastaminen jatkuvaan seurantaan.

Excel pelastaa! Tyypillisesti yrityksissä rakennetaan tässä vaiheessa Excel-malleja, joiden avulla valittuja KPI-mittareita aletaan seurata.

Mitä sitten seurataan? Riippuu tietenkin yrityksen liiketoiminnasta, mutta käytännössä kaikkia kiinnostavat myynti- ja kustannusluvut sekä myyntiennusteet. Asiakas- ja henkilöstötyytyväisyyslukemat kertovat laadullista kieltään tulevaisuuden näkymistä, ja jotkut seuraavat myös tuottavuuden suhdelukuja. Tärkeää tässä vaiheessa on se, ettei mikään aivan olennainen jäisi seurannan ulkopuolelle.

KPI-mittarit eivät tietenkään seuraa itse itseään, joten datalla johtaminen vaatii myös yksinkertaisten prosessien ja vastuualueiden määrittämistä, jotta oikeat luvut päätyvät taulukoihin oikeaan aikaan.

Lopputulemana yrityksen seurattavat avainluvut on määritetty, ja ne ovat kootusti avainhenkilöiden saatavilla.

2. KPI-mittaroinnin jalostaminen

Vakiintuneissa yrityksissä on monia sisäisiä toimintoja, jotka muodostavat omia ’alaorganisaatioitaan’: On esimerkiksi myynti, markkinointi, asiakaspalvelu, laskentaosasto, HR, ehkäpä myös IT. Jokainen funktio tekee omia suunnitelmiaan ja ennusteitaan, ja toimintokohtaisia KPI-mittareita otetaan käyttöön.

Tämä tietenkin lisää huomattavasti koko yrityksen KPI-mittareiden määrää. Kun erilaisia mittareita on kymmeniä tai satoja, miten yritysjohto pysyy kärryillä olennaisista? Mitkä KPI-mittarit ylipäätään ovat niitä, joista pitäisi olla koko ajan tietoinen?

KPI-mittareiden lisääntyessä haasteeksi muodostuu tärkeimpien mittareiden priorisointi ja pitäminen jatkuvasti johdon näkyvillä

Excel on hyvä työkalu, mutta taulukot ovat laskentaa varten. Kun johtoryhmät kokoontuvat, valkokankaalle heijastetaan avainluvut esitysystävällisemmässä muodossa, usein power point -kalvoilla. Kokousmemot kenties jaetaan sähköpostilla, ja KPI-mittarit saattavat olla näkyvissä myös intranetin dashboardeilla.

Tällaisen KPI-raportoinnin pyörittämiseen tarvitaan jo aimo annos määrittelytyötä ja vastuunjakoa. Mitä seurataan ja kuinka usein, kuka tekee mitäkin ja missä formaatissa, kuinka data jaellaan kenellekin. Kaikki tuskin myöskään sujuu ongelmitta alusta lähtien, ja jonkun tulisi myös kerätä palautetta KPI-mittareiden käyttäjiltä ja muokata prosesseja vastaavasti.

Lopputulemana päätöksentekijät saavat KPI-mittaritiedot säännöllisesti päivitettyinä käyttöönsä, ja heillä on suhteellisen tarkka dataan perustuva kuva liiketoiminnan tilanteesta.

3. Erilliset dashboardit

Nykypäivänä yrityksillä on runsaasti valinnanvaraa, kun ne valjastavat käyttöönsä eri funktioille tarkoitettuja raportointijärjestelmiä. Prospektien ja asiakkuuksien hallintaan tarkoitetu CRM-järjestelmät ovat kokonainen toimiala, ja samaa voi sanoa erilaisista henkilöstöhallintoon liittyvistä ohjelmistoista. BI-työkaluja käytetään mielellään erilaisten datasettien analysointiin ja visualisointiin, ja yrityksellä voi olla käytössään myös ERP-järjestelmä resurssienhallintaa varten. Työkalujen lista on pitkä.

Kaikissa edellä mainituissa työkaluissa on paljon hyödyllistä dataa, ja se pitäisi nyt vain saada johdon hyötykäyttöön.

Haaste tässä vaiheessa on rakentaa jokaiselle funktiolle oma optimaalinen KPI-näkymänsä liiketoiminnan ohjaamisen tarpeisiin

Kaikilla ohjelmistotyökaluilla on omat piirteensä ja myös rajoituksensa. Dashboard-näkymien rakentamiseen ja datan visualisointiin on olemassa yleisluontoisia parhaita käytäntöjä, mutta arkitodellisuudessa näkymiä rajoittavat aina kyseisen työkalun omat toiminnallisuudet ja niiden rajat. Vielä useammin rajat asettaa työkalun käyttäjä; monista datanhallintatyökalusta saisi esiin paljon enemmän kuin mihin käyttäjien oma aika ja osaaminen riittävät.

Lopputulemana päätöksentekijöillä on käytössään mahdollisimman hyvät KPI-dashboardit kunkin yksikön sisällä. Tyypillisesti koko yhtiön KPI:t kootaan säännöllisesti näistä funktiokohtaisista KPI–raporteista.

4. Yhdistetyt dashboardit

Nyt yrityksellä on laaja valikoima erilaisia IT-työkaluja käytössään, ja ne ovat asettuneet osaksi jokapäiväistä KPI-johtamista. Todennäköisesti valtaosa työkaluista on laajassa käytössä maailmalla, ja niiden tuotekehitys on nopeaa. Uusien toiminnallisuuksien myötä dashboardit kehittyvät myös, ja työkalujen käyttäjien ajasta osa kuluu muutoksista ja parannuksista kartalla pysymiseen.

Monet IT-työkalut ovat myös lähtökohtaisesti melko monimutkaisia, sillä ne pyrkivät täyttämään juuri kyseisellä alueella kaikki mahdolliset eteen tulevat käyttäjien toiveet. Tämä johtaa siihen, että työkalut itsessään vaativat asiantuntemusta ja ammattitaitoa. Vaikka esimerkiksi moderneja BI-työkaluja markkinoidaan usein ’päätöksentekijöiden parhaana ystävänä’, todellisuudessa niiden täysimääräinen hyödyntäminen vaatii yleensä analyytikon, joka muokkaa ja analysoi käsiteltävän datan muotoon, jossa päätöksentekijä sen lopulta käyttää.

Tässä vaiheessa siis yrityksellä on käytössään liuta sofistikoituneita työkaluja, joista päätöksentekijät pystyvät seuraamaan toimintokohtaisesti määriteltyä ja tuotettua KPI-dataa.

Haasteena on kokonaiskuva: Kun työkalut ja niiden sisältämä data ovat erillään, miten päätöksentekijät pystyvät muodostamaan luotettavan yleiskuvan yrityksen tilanteesta ja lähitulevaisuudesta?

Eri järjestelmät on saatava keskustelemaan keskenään. Systeemi-integraatio kuulostaa vaivalloiselta ja usein onkin, mutta datojen yhdistelemisessä on menestyksekkään KPI-johtamisen tulevaisuus.

KPI-data, joka on varastoitu eri järjestelmiin, täytyy saada yhdisteltyä kokooma-dashboardeihin. Data tulisi strukturoida niin että datan käyttäjät pystyvät helposti valitsemaan itselleen olennaisen näkökulman, olipa se liiketoiminta-alue, funktio tai tietty rooli.

Lopputulemana kunkin käyttäjän ja koko yrityksen kannalta olennaisin KPI-data on nähtävillä kokooma-dashboardeissa, joihin käyttäjillä on reaaliaikainen pääsy eri päätelaitteilta, ja joiden päivittymisestä käyttäjät saavat myös automaattihälytyksiä.